Saturday, December 6, 2014

Cara Memperkecil File Excel Yang Terlalu Besar

Istri saya mengeluh mengapa file excel-nya yang hanya berisi data tabel 10 kolom x 20 baris yang ada dalam beberapa sheet, ukuran filenya bisa sangat besar mencapai 276MB !! Sehingga untuk membuka filenya saja butuh waktu lama hampir 5 menit. Setahu saya file excel yang terlalu besar biasanya disebabkan oleh banyaknya data, banyaknya rumus perhitungan yang rumit, atau banyaknya link dalam sebuah file. Tapi kali ini berbeda, datanya sedikit dan rumusnya hanya penjumlahan.

Setelah saya cari tahu di google, akhirnya saya memperoleh solusi yang ternyata sangat sederhana. File excel yang terlalu besar dan terlihat kosong tersebut ternyata memiliki banyak sekali cell aktiv. Cells akan diangggap berisi data walau hanya terisi spasi. Mungkin istri saya pernah tercopy cells berisi spasi hingga ujung baris atau kolom. Bayangkan berapa banyak cells yang dianggap data jika spasi itu tercopy hingga ujung baris (1.048.576 baris) dan ujung kolom (16.384 kolom), belum lagi kalau data tersebut dicopy lagi ke beberapa sheet.

Lalu bagaimana solusinya? ya di delete saja cells-nya
Klik baris diluar tabel yang kita pakai, lalu seleksi cells dengan menekan CTRL+ SHIFT + (Panah Bawah) lalu klik kanan lalu DELETE
begitu juga dengan kolomnya.

Kolom :
 

Baris :








Setelah cara ini dilakukan, file excel istri saya yang semula ukurannya 276 MB menyusut jadi 101 kb saja.
Semoga bermanfaat :)